HRIS merupakan salah satu teknologi penting yang digunakan di setiap divisi HR di perusahaan. Tanpa sistem HRIS, semua proses HR harus dilakukan secara manual.
Jika perusahaan Anda sudah menggunakan atau berencana untuk mengadopsi HRIS, penting untuk memahami manfaatnya dan memanfaatkan fitur-fitur yang ada secara maksimal.
Lantas, apa sebenarnya HRIS itu? Berikut penjelasan lengkapnya.
Apa itu Sistem HRIS
HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System yang merupakan suatu sistem yang digunakan perusahaan untuk pengelolaan SDM.
Sistem ini dapat mengelola dan mengakses informasi mengenai kebutuhan SDM, sistem penggajian, data karyawan, kinerja karyawan, dan lain sebagainya.
Umumnya, HRIS juga didukung oleh suatu aplikasi atau software HR yang membuat prosesnya menjadi digital. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam mengelola berbagai informasi mengenai SDM secara otomatis sehingga membuat pengelolaan SDM di perusahaan lebih terorganisir dengan baik.
HRIS System tentunya sangat dibutuhkan oleh semua jenis industri yang ada pada saat ini. Dengan adanya sistem tersebut perusahaan akan lebih mudah untuk mengelola informasi SDM untuk menunjang performa perusahaan.
Baca Juga: 6 Aplikasi HRIS Terbaik di Indonesia
Pentingnya Sistem HRIS untuk Perusahaan
Apakah Anda berpikir tentang bagaimana sistem HRIS dapat membantu departemen HR Anda, dan mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk beralih menggunakannya?
HRIS dirancang untuk membuat aktivitas HR semudah mungkin secara digital.
Seluruh proses yang biasanya memakan waktu lama kini dapat dilakukan dengan praktis dan mudah. Dengan Human Resource Information System HRIS, HR dapat menghubungkan seluruh data antar sistem secara mulus tanpa adanya hambatan yang berarti.
HRIS membantu perusahaan untuk menyederhanakan cara HR melacak, memperbarui, dan melaporkan data karyawan.
Sebenarnya, HRIS tidak hanya dapat dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan tim HR saja, melainkan berbagai pihak seperti tim dari bagian keuangan pun bisa menggunakan software ini.
Berikut ini 5 manfaat penting HRIS System untuk perusahaan Anda:
- Menghemat waktu HR
- Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan
- Meningkatkan kepuasan karyawan
- Mempercepat proses pengambilan keputusan
- Mendorong pertumbuhan bisnis
Jenis-Jenis Sistem HRIS
Di bawah ini adalah beberapa jenis sistem HRIS yang patut anda pahami.
1. Berdasarkan Fungsi
Karena dinamika dan pola kerja yang dimiliki tiap perusahaan berbeda-beda, HRIS memiliki 3 jenis software yang paling umum atau sering digunakan berdasarkan fungsinya.
Human Resource Information System (HRIS)
HRIS adalah sebuah sistem aplikasi yang dapat membantu perusahaan dalam membuat dan mengelola informasi karyawan yang dapat dengan mudah diakses.
Dengan memanfaatkan jenis HRIS Software, terdapat beberapa kemudahan yang bisa digunakan perusahaan:
- Melakukan rekrutmen dan pelacakan calon karyawan menggunakan sistem ATS
- Membuat program pelatihan karyawan
- Menyusun alur kerja
- Pengelolaan dan manajemen absensi
- Self Service untuk kandidat, karyawan, ataupun manajer
- Menyusun laporan tahunan
Human Capital Management (HCM)
Jenis kedua adalah HCM atau Human Capital Management adalah sistem yang lebih besar atau lengkap dari pada HRIS Software.
Pada dasarnya HCM juga termasuk ke dalam HRIS dengan menambahkan kemampuan atau kemudahan yang ditawarkan yaitu manajemen bakat.
Berikut ini terdapat solusi yang ditawarkan dari jenis HCM:
- HRIS
- Perencanaan suksesi perusahaan
- Onboarding
- Perencanaan gaji
- HR Global
- Analitik
Human Resource Management System (HRMS)
Jenis sistem HRIS terakhir adalah HRMS. Biasanya, fitur yang terdapat dari solusi HRMS ini berisi dari fitur HIRS yang menyertakan beberapa elemen dari solusi HCM.
Fungsi utama dari sistem HRMS adalah untuk membantu dalam pengelolaan manajemen waktu kerja yang akan diintegrasikan dalam proses pengelolaan gaji karyawan.
Jika dilihat dari manfaat dari HRIS dan HCM di atas, kedua solusi tersebut lebih berorientasi pada pengorganisasian informasi karyawan. Berbeda dengan HRMS yang memungkinkan untuk menawarkan alat atau tools perencanaan dan penilaian.
Umumnya, HRMS memiliki dua karakteristik, yang pertama adalah payroll dan kedua adalah manajemen waktu dan tenaga kerja (Time & Labor Management).
Namun, perlu diperhatikan bahwa tidak semua solusi HRMS menawarkan kemampuan untuk penjadwalan.
2. Berdasarkan Ruang Lingkup
Selain HRIS berdasarkan dengan fungsi, terdapat tiga tipe software yang cukup populer digunakan di Indonesia berdasarkan ruang lingkup operasionalnya. Berikut adalah tipe-tipenya:
Operational HRIS
Seperti pada penjelasan di atas bahwa HRIS adalah sistem operasional yang menyediakan seluruh data karyawan perusahaan.
Terdapat beberapa jenis yang termasuk ke dalam operational sistem ini, antara lain:
- Employee Information System (EIS)
- Position Control System (PCS)
- Performance Management Information System (PMIS)
- Applicant Selection and Placement Information System (ASPIS)
- Government Reporting and Compliance Information System
Tactical HRIS
Pada tactical HRIS ini dapat membantu manajemen HR dalam mengambil keputusan rekrutmen karyawan, analisis pekerjaan, learning and development, serta kompensasi karyawan.
Tactical HRIS memiliki beberapa jenis, diantaranya:
- Job Analysis and Design Information Systems
- Recruiting Information Systems
- Compensation and Benefits Information Systems
- Employee Training and Development System
Strategic HRIS
Strategic HRIS lebih memfokuskan pada negosiasi, perencanaan dan pengembangan karyawan, serta software yang dipergunakan untuk mendukung dalam beberapa posisi tertentu.
Sistem ini memiliki beberapa turunan jenis, antara lain:
- Information System Supporting Workforce Planning
- Specialized Human Resource Information System Software
- Information Systems Supporting Labor Negotiations
Baca Juga: Solusi Software Absensi dan Penggajian Bersama LinovHR!
Fungsi HRIS Bagi Perusahan
Penerapan HRIS dalam perusahaan dapat membantu HRD untuk mengoptimalkan kinerja karyawan.
Sehingga karyawan bisa mengeluarkan potensi terbaiknya dan ikut berkontribusi besar terhadap perkembangan bisnis. Tentu saja hal ini akan menguntungkan pihak perusahaan.
Berikut beberapa fungsi HRIS yang perlu Anda ketahui:
1. Payroll
Memberikan payroll atau gaji kepada karyawan setelah bekerja sebulan adalah kewajiban utama perusahaan. Dengan memanfaatkan HRIS dapat memudahkan perusahaan dalam memproses penggajian bulanan.
Sistem HRIS berfungsi menyimpan dan memproses semua informasi karyawan terkait penggajian dengan cepat dan akurat. Tak hanya itu, sistem juga mampu memproses laporan penggajian dan slip gaji secara otomatis.
2. Rekrutmen
Semua perusahaan pasti ingin mendapatkan kandidat dengan kualitas terbaik. Dari banyak kandidat, HRD harus memilih beberapa yang memenuhi kualifikasi dan kebutuhan perusahaan.
Oleh karena itu, analisis yang mendalam pun dibutuhkan.Dengan HRIS akan menghilangkan proses input data kandidat manual dan memudahkan HRD memantau perkembangan kandidat mulai dari melamar kerja, seleksi, hingga onboarding.
3. Manajemen Performa
Performa karyawan akan berdampak besar terhadap perkembangan operasional. Penting bagi HRD untuk memastikan performa karyawan berada dalam perencanaan agar target perusahaan akan terpenuhi.
Maka dari itu, HRIS adalah solusi yang bisa membantu tim HRD untuk mengelola performa karyawan melalui penilaian kinerja, pemberian masukan atau feedback, dan pemantauan kinerja.
Data dan informasi dari manajemen performa melalui sistem juga akan digunakan sebagai landasan perencanaan strategi preventif untuk kinerja karyawan.
Jika kinerja karyawan sewaktu-waktu menurun, HRD dapat dengan mudah mendeteksi serta meminimalisir agar tidak berpengaruh kepada kinerja yang lain.
4. Manajemen Kompetensi
Kompetensi erat kaitannya dengan performa, bisa dikatakan bahwa performa dan kompetensi akan berpengaruh satu sama lain.
Jadi, HRD pun tidak boleh mengabaikan pengelolaan kompetensi begitu saja.
Dengan HRIS akan mengukur secara komprehensif apa saja kompetensi apa saja yang harus dimiliki dan dikuasai karyawan berdasarkan jabatan, posisi serta unit kerja.
5. Manajemen Waktu Kerja
Tiap perusahaan memiliki waktu kerja masing-masing yang beragam, umumnya dipengaruhi oleh jenis industri perusahaan.
Untuk itulah HRIS hadir memudahkan pengelolaan jam kerja. HRD dapat menentukan durasi kerja, menyusun jadwal shift, dan menetapkan hari-hari penting dalam kalender khusus internal perusahaan.
Sistem manajemen waktu dalam HRIS pun mampu membantu HRD dalam pengelolaan dan approval pengajuan cuti serta lembur dari karyawan.
6. Manajemen Suksesi Jabatan
Jabatan penting dalam suatu perusahaan tidak bisa diisi oleh sembarang orang. HRD perlu mempersiapkan orang yang mampu mengisi jabatan tersebut dengan kualifikasi yang sesuai. Kegiatan ini dikenal sebagai suksesi jabatan.
Sistem HRIS bisa memfasilitasi HRD dalam mengadakan suksesi jabatan melalui fiturnya. Salah satunya adalah fitur career path untuk relasi satu job dengan job lain yang lebih tinggi.
Contohnya seperti fitur career path dari LinovHR yang ada di dalam Modul Succession Management. Dengan bantuan modul ini, HRD dapat memastikan setiap posisi penting yang kosong terisi oleh karyawan yang kompeten.
7. Pengembangan Sumber Daya Manusia
Seperti yang telah disebutkan, karyawan adalah komponen penting dalam operasional perusahaan.
HRD wajib mengembangkan segala potensi karyawan yang ada untuk meningkatkan produktivitas melalui berbagai macam kegiatan, contohnya program pelatihan dan pengembangan.
Dukungan HRIS dalam pengembangan dan pelatihan karyawan adalah melalui sistem canggih untuk pembentukan silabus pembelajaran yang efektif.
Mulai dari perencanaan pelatihan, penentuan siapa pelatih dan karyawan yang wajib mengikuti program, sampai evaluasi pasca kegiatan.
Baca Juga: Daftar Modul HRIS yang Penting untuk Perusahaan
Tips Sukses dalam Menerapkan HRIS
Menerapkan Human Resource Information System (HRIS) merupakan sebuah langkah awal yang cukup besar bagi pengelolaan SDM perusahaan.
Tentu saja penerapannya membutuhkan banyak hal yang harus dipahami oleh pemilik perusahaan, manajer HR, dan para staff HRD itu sendiri.
Berikut adalah hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penerapan sistem ini agar dapat bekerja secara maksimal:
1. Memahami Kebutuhan Perusahaan
Skala dan kebutuhan perusahaan akan beragam. Maka dari itu, perusahaan ada baiknya memahami dulu apa kebutuhan dan kendala yang dialami sebelum menggunakan sistem HRIS.
Kunci ini cukup krusial agar penerapan sistem sesuai dan tepat dengan situasi perusahaan.
2. Mensosialisasikan Implementasi Kepada Seluruh Jajaran HRD
Sumber daya manusia dalam hal ini adalah tim HRD tidak dapat dipisahkan dari sistem. Jika sistem tidak didukung sumber daya yang mampu menggunakan atau mengoperasikan sistem tersebut, maka tidak dapat berfungsi dengan baik.
Perusahaan wajib mengadakan sosialisasi dan pelatihan terkait tata cara penggunaan sistem. Sehingga tim HRD dapat mengoperasikan sistem yang baru dengan baik.
3. Meningkatkan Keterampilan Pengguna Sistem HRIS
Berikan pelatihan terhadap pengguna sistem HRIS untuk membantu mereka mengoptimalkan penggunaan sistem tersebut.
Pelatihan ini harus meliputi cara memasukkan data, cara mengakses fitur penting, dan cara memanfaatkan laporan dan analisis yang dihasilkan oleh sistem ini.
4. Penerapan Sistem yang Andal dan Kompeten
Human Resource Information System membutuhkan teknologi yang andal dan kompeten agar sistem mampu berjalan optimal.
Teknologi ini dapat berupa cloud based server yang dinilai praktis dan efisien. Tetapi perusahaan pun dapat mempertimbangkan penggunaan teknologi lain seperti server internal jika memang kebutuhannya demikian.
5. Pemantauan Berkelanjutan
Bisnis akan selalu berkembang, begitu pula dengan pengelolaan karyawan. Itu artinya, sistem harus mampu beradaptasi dan disesuaikan jika ada perubahan dari sisi sumber daya manusia dalam perusahaan.
Misalkan jika ada karyawan resign, maka sistem harus memfasilitasi kemampuan untuk menghapus atau memindahkan data karyawan itu ke folder lain. Sehingga segala perubahan yang ada tidak akan berpengaruh besar kepada pengelolaan karyawan.
Sebagai kesimpulan, HRIS adalah sistem yang memungkinkan perusahaan mengelola data karyawan dengan lebih efisien dan efektif. Penggunaan HRIS membantu perusahaan mengurangi biaya administrasi dan meningkatkan pengalaman karyawan.
Selain itu, HRIS juga mendukung perusahaan dalam membuat keputusan yang lebih baik terkait manajemen sumber daya manusia. Oleh karena itu, HRIS adalah investasi penting bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam manajemen sumber daya manusia.
LinovHR: Sistem HRIS Terbaik untuk Perusahaan
Sistem HRIS membuat perusahaan dapat mempersingkat waktu pengerjaan HR yang repetisi. Dengan begitu, pengelolaan administrasi karyawan pun dapat terselesaikan lebih cepat. HR jadi bisa melakukan pekerjaan fungsional yang mendorong perusahaan untuk mencapai tujuannya.
Apabila Anda sedang mencari sistem HRIS terbaik yang berfungsi untuk memudahkan pengelolaan SDM di perusahaan Anda, maka pilihan terbaiknya adalah Software System HRIS LinovHR.
System HRIS LinovHR dapat membantu perusahaan dalam efisiensi pengelolaan sumber daya manusia. Dengan begitu, perusahaan dapat bisa lebih berfokus pada pengembangan bisnis untuk mencapai tujuan bisnis.
Didukung dengan banyak modul-modul unggul mulai dari pengelolaan database karyawan, jadwal kerja, penggajian, talent management, rekrutmen, dan banyak lainnya.
Software HRIS Indonesia LinovHR juga sudah berbasis cloud yang membuat penyimpanan lebih aman.
Dengan mengimplementasikan Software HRIS LinovHR, Anda akan mendapatkan kemudahan dan pengelolaan perusahaan yang lebih efektif dan efisien.
Ajukan demo gratisnya sekarang untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut.
